1Lancer Veasy et se connecter Essentiel

1. Ouvrir le logicielDouble-cliquez sur l'icône Veasy sur le bureau. Attendez le chargement complet avant toute action.
2. Entrer ses identifiants personnelsSaisissez votre identifiant et votre mot de passe. Ne communiquez jamais vos accès à un collègue.
3. Sélectionner les praticiens du jourOnglet Agenda → filtre praticiens → afficher uniquement les praticiens présents ce jour. Décochez les praticiens absents pour ne voir que les plannings actifs.
4. Consulter et traiter tous les e-mails du matinRépondre, transmettre au praticien ou classer selon l'urgence.

2Créer un dossier patient Essentiel

Pour tout 1er rendez-vous — questionnaire médical obligatoire

Faire remplir le questionnaire médical correspondant au patient et l'archiver dans le dossier Veasy avant la consultation, quel que soit le cas :

• Questionnaire Adulte — patient de 18 ans et plus. Antécédents médicaux, traitements en cours, allergies, habitudes de santé. À faire signer par le patient.
• Questionnaire Enfant — patient de moins de 18 ans. À remplir et signer par le représentant légal (père, mère ou tuteur). Inclut les antécédents pédiatriques et les coordonnées du responsable légal.

1. Scanner le document dès réceptionNe remettez jamais un document au patient ou au praticien sans l'avoir d'abord scanné et archivé dans le dossier Veasy.
2. Archiver dans l'onglet documents du dossierNommez-le clairement : « CNI », « Attestation Vitale », « Attestation mutuelle », « Devis signé »…
3. Vérifier la lisibilitéDocument complet, lisible et bien orienté avant de valider l'archivage.

Cas 1 — Patient avec carte Vitale Méthode privilégiée

1. Insérer la carte Vitale dans le lecteurAvant de créer le dossier.
2. Cliquer sur le symbole carte VitaleVeasy importe automatiquement : nom, prénom, date de naissance, n° de sécurité sociale, caisse CPAM et droits AMO.
3. Compléter les champs manquantsLa carte ne contient pas tout — ajoutez : téléphone mobile, e-mail, adresse postale, mutuelle (AMC).
4. Enregistrer le dossierLe dossier est prêt pour la télétransmission SESAM-Vitale.

Cas 2 — Patient sans carte Vitale (droits ouverts)

1. Demander une attestation de droits papierPour saisir le n° de sécurité sociale et la caisse de rattachement.
2. Cliquer sur l'icône « nouveau patient » (bonhomme ➕)Saisir manuellement : nom, prénom, date de naissance, n° de sécu, téléphone, e-mail, adresse, mutuelle.
3. Scanner l'attestation de droits (ou attestation AME)L'archiver directement dans le dossier Veasy comme justificatif de prise en charge.
4. Traiter la FSE en mode non sécuriséLa feuille de soins est éditée en papier ; le patient l'envoie lui-même à sa caisse pour remboursement.

Cas 3 — Patient sans droits sécurité sociale

Patient étranger sans droits ouverts, touriste, non assuré… Les soins sont facturés en totalité, sans prise en charge.

1. Créer le dossier via l'icône « nouveau patient »Nom, prénom, date de naissance, téléphone, e-mail, adresse. Le champ n° de sécu reste vide.
2. Réclamer la carte d'identité (ou passeport) et la scannerArchiver dans Veasy comme pièce justificative d'identité.
3. Facturer en note d'honorairesSans FSE : éditer une facture classique et encaisser la totalité des honoraires.
4. Enregistrer le dossierNoter en commentaires que le patient est « sans droits » pour informer le praticien.

3Carte CPS / CPE — rôle du secrétariat Pratique

La Carte de Professionnel de Santé (CPS) est la carte personnelle du praticien — obligatoire pour accéder aux dossiers médicaux sécurisés et signer électroniquement les actes.

1. Vérifier le lecteur CPS chaque matinS'assurer qu'il est connecté et fonctionnel au poste du praticien.
2. Préparer le dossier dans VeasyOuvrir le dossier et lire la carte Vitale avant la consultation.
3. Signaler tout problème techniquePrévenir le praticien si le lecteur ne fonctionne pas.

4Agenda Veasy Essentiel

L'agenda Veasy affiche les plannings de chaque praticien. Il est indispensable de vérifier que le patient est positionné sur le bon agenda, avec le bon praticien, avant de valider le rendez-vous.

1. Filtrer les agendas du jourActiver uniquement les praticiens présents via le filtre praticiens. Chaque praticien a son propre agenda identifié par son nom.
2. Vérifier le dossier patient avant de poser le RDVIdentité, droits, mutuelle : le dossier doit être complet et à jour.
3. Positionner le patient sur le bon agendaVérifier que le nom du praticien affiché sur le créneau correspond au praticien attendu par le patient.

5Facturation de base Pratique

En tant que secrétaire, concentrez-vous sur l'encaissement et l'édition des reçus. Les actes et tarifs sont gérés exclusivement par le praticien.

1. Accéder à la facturationDossier patient → onglet « Facturation » ou « Actes ». ⚠ Bien recalculer les actes en cliquant sur le crayon bleu ✏ avant de facturer.
2. Encaisser le règlementCliquer « Encaisser » → choisir le mode (CB, espèces, chèque) → valider. Chèques : vérifier l'ordre du cabinet, faire signer le chèque par le patient, noter au dos le nom du patient + signature + tampon du cabinet.
3. Éditer et remettre la facture« Éditer la facture » → imprimer ou envoyer par e-mail selon la préférence du patient.

6Checklist d'ouverture — chaque matin Essentiel

• Allumer le poste et ouvrir Veasy
• Se connecter avec ses identifiants personnels
• Vérifier l'agenda du jour et imprimer la liste des patients
• Consulter et traiter tous les e-mails du matin
• Faire l'enveloppe de caisse du jour et sortir les chèques du jour du trieur à chèques
• Préparer les dossiers des patients du jour
• Vérifier le lecteur de carte Vitale — PyxVitale (branché et fonctionnel)

7Onglet « Notes générales » Important

1. Consulter les notes à chaque venueÀ chaque accueil ou appel : ouvrir le dossier et lire l'onglet Notes générales avant toute action. Des consignes importantes du praticien ou des informations sensibles peuvent y figurer.
2. Ajouter toute information importanteMessage du praticien, demande particulière, situation spéciale, allergie signalée, consigne de suivi… Indiquez toujours la date.

8Courriers disponibles dans Veasy Pratique

Deux documents sont disponibles en priorité :

• Consentement patient — à faire signer par le patient avant tout acte de soin. Atteste que le patient a été informé des soins prévus et donne son accord. À archiver dans le dossier Veasy après signature.
• Attestation de présence — remise au patient pour justifier de sa présence au cabinet lors de sa consultation. À imprimer sur demande et à archiver dans le dossier Veasy.

9Règles de facturation — Prothèses, Orthodontie, Implants, Paro Obligatoire

Prothèses & orthodontie — conditions de facturation

Rendez-vous de pose — prothèses et appareils orthodontiques

Actes d'implant — 3 actes distincts

Parodontie

Orthodontie — selon l'âge du patient

Détartrage — délai de 6 mois

10Glossaire des termes clés Référence

1Les 3 moments clés de la journée

2Procédure — édition du bordereau de caisse

1. Sélectionner la dateChoisir la date du jour — la journée dont on souhaite clôturer la caisse.
2. Sélectionner le mode de règlementChoisir le(s) mode(s) souhaité(s) : CB, espèces, chèques — selon le récapitulatif à produire.
3. ImprimerCliquer sur le bouton IMPRIMER pour éditer le bordereau. Les bordereaux imprimés doivent être glissés dans l'enveloppe du jour, avec les tickets CB, la télécollecte, les chèques et les espèces.

3Point de vigilance critique Règle absolue

4Informations par mode de paiement

N°1 — Espèces

Achat effectué avec l'argent du centre :

• Un ticket de caisse doit obligatoirement être fourni pour tout achat effectué avec l'argent du centre.
• Ce ticket permet de déduire le montant du chiffre produit en espèces le jour de l'achat.
• Si le montant disponible en caisse est insuffisant ce jour-là, reporter la déduction sur le jour suivant, afin que le fond de caisse ne soit pas impacté et reste toujours égal à celui établi.

Vérification du fond de caisse :

• Une vérification du fond de caisse est nécessaire à chaque clôture : le montant doit être identique à celui de la veille.
• Cela garantit qu'aucun paiement en espèces n'a été oublié.

N°2 — Cartes bancaires (CB)

• Télécollecte : à sortir le soir, après la sortie de tous les patients.
• Comparer le montant obtenu sur la télécollecte avec le montant affiché dans Veasy.

N°3 — Chèques

• Lors de la comptabilité des chèques, vérifier si les jours suivants sont des jours fériés, week-ends ou jours de fermeture du centre (aucun praticien présent).
• Si c'est le cas, les chèques de ces journées doivent être inclus dans la caisse du jour en cours.
• Cette règle garantit qu'aucun chèque ne soit oublié lors de la remise en banque.

5Mise en sûreté de la caisse

6Résumé en un coup d'œil

• GESTION › OPÉRATIONS DE CAISSE › BORDEREAU DE CAISSE
• Sélectionner : DATE du jour + mode de règlement
• Cliquer sur : IMPRIMER
• Glisser les bordereaux dans l'enveloppe du jour avec tickets CB, télécollecte, chèques et espèces
• Mettre l'enveloppe en sûreté dans le coffre (ou l'endroit défini)

1Checklist avant facturation Étapes obligatoires

1. Vérifier la validité de l'accord de PECDans le dossier patient Veasy, consulter la note push-up : sa couleur indique l'état de la PEC. Télécharger l'accord depuis la partie « Documents » si nécessaire.
2. Vérifier la correspondance des actesLes actes saisis par le praticien doivent correspondre exactement à l'accord de PEC : actes, tarifs et numéros de dent.
3. Identifier le taux de prise en chargeVérifier si la PEC est à 60 % ou 100 % (taux Sécu). Bien noter le montant de la part Sécu qui sera remboursée au centre.
4. Réaliser la FSESéparer les soins des actes de prothèses saisis. Éditer la note d'honoraires.
5. Encaisser le reste à charge patientSi un reste à charge est indiqué sur l'accord, le faire régler au patient avant toute facturation.

2Statuts PEC — code couleur Veasy

Exemple — cycle complet des notes push-up (dossier fictif)

• « Devis n° 7594294 — Montant : 525 € — Transmis le 02/05/24 au service PEC »
• « Demande de PEC devis n° 7594294, montant 525 €, réalisée le 02/05/24 : EN ATTENTE DE RÉPONSE DE LA MUTUELLE »
• « PEC ACCEPTÉE — Devis n° 7594294 — Montant total : 525 € — RESTE À CHARGE PATIENT : 0 € — Expiration : 03/05/24 — Mutuelle : ALAN — Plateforme : ALMERYS »
• « ALERTE EXPIRATION PEC — Devis n° 7594294 — Montant : 525 € »

3Facturation par plateforme

La procédure dépend de la plateforme de tiers payant de la mutuelle du patient (indiquée sur l'accord de PEC).

4Règles et obligations post-facturation Systématique

1. Enregistrement dans le tableau des mutuellesToute PEC facturée doit être reportée avec : date de facturation, nom et prénom du patient, montant du reste à charge (RC) que le centre doit percevoir.
2. Note dans le dossier patient Veasy« Facture envoyée ce jour à [nom de la plateforme ou mutuelle] » — à inscrire dans chaque dossier facturé.
3. Signature et date sur les accordsTous les accords de PEC doivent être datés et signés par le patient. Condition impérative avant toute transmission.
4. Conformité PEC / note d'honorairesLa PEC doit être identique en tout point à la note d'honoraires pour garantir le règlement de la part mutuelle au centre.

5Demandes de PEC — 5 règles impératives

1. Un seul panier de soins par devisTout devis faisant l'objet d'une demande de PEC doit comporter des actes d'un même panier de soins. Aucune association possible entre 2 paniers différents sur un même devis. L'option « Check Devis » permet de vérifier la conformité du devis avant transmission.
2. Vérifier la date de fin de validité de la PECAvant toute facturation, vérifier impérativement la date de fin de validité. Si elle est expirée : refaire une demande et reporter la pose de la prothèse. Une note automatique dans le dossier patient indique la date d'expiration de la demande.
3. Plan de traitement non modifiable après accordEn cas d'accord de PEC, il est impossible de modifier le plan de traitement. Si l'acte prévu (inlay-core ou autre) n'est finalement pas réalisé : refaire une demande de PEC.
4. Aucun traitement sans accord de PECIl est rigoureusement interdit de commencer un plan de traitement en l'absence d'un accord de PEC. Dans le cas contraire, demander un règlement par chèque au patient.
5. Tarifs de conventionnement imposésPlusieurs plateformes imposent un tarif de conventionnement (ex. : inlay céramique plafonné à 380 € par certains organismes). Si vous ne souhaitez pas pratiquer ces honoraires : faire régler directement le patient.

1Introduction — le rôle de la secrétaire

L'orthodontie est une discipline qui s'étend sur une longue durée (plusieurs mois, voire plusieurs années). Le rôle de la secrétaire est essentiel pour assurer :

• la traçabilité de chaque étape du traitement,
• la collecte et le classement des documents obligatoires (devis, consentements, autorisations),
• le suivi des rendez-vous, des paiements et des relances,
• la confidentialité et la bonne transmission des dossiers médicaux.

2Le parcours patient — 9 étapes

1. Consultation initiale
2. Devis + délai de réflexion
3. Bilan
4. DEP (Demande d'Entente Préalable)
5. Début du traitement
6. Suivi semestriel
7. Fin de traitement
8. Contention
9. Archivage du dossier

3La consultation initiale

Premier rendez-vous du patient avec le praticien. Elle comprend :

• l'explication du diagnostic et du plan de traitement par le praticien,
• la remise du devis au patient,
• l'explication du déroulement du bilan,
• la remise du consentement éclairé,
• la remise de l'autorisation de soin sur mineur (si le patient est mineur).

Rôle de la secrétaire

• Préparer le dossier patient avant la consultation (carte Vitale, mutuelle, coordonnées)
• S'assurer que le devis est bien remis au patient à l'issue du rendez-vous
• Programmer le rendez-vous de bilan en respectant le délai de réflexion
• Vérifier que le consentement éclairé et, le cas échéant, l'autorisation de soin sur mineur sont remis

4Le bilan et la DEP

Condition préalable au bilan

Contenu du bilan

• Radiographies
• Photographies
• Empreintes (ou empreintes optiques / scans numériques)

La DEP — Demande d'Entente Préalable

Une fois le bilan réalisé, la DEP doit être envoyée à la caisse d'assurance maladie du patient. Le patient doit réaliser une DEP à chaque nouveau semestre.

Rôle de la secrétaire

• Vérifier que le devis signé est présent dans le dossier avant de programmer le rendez-vous de bilan
• Organiser le rendez-vous de bilan (radios, photos, empreintes)
• Effectuer l'envoi de la DEP et noter la date d'envoi dans le dossier patient
• Suivre le retour de la DEP (validation par la caisse)

5Le début du traitement

Avant le démarrage effectif, la secrétaire doit vérifier que l'ensemble des documents et validations suivants sont réunis dans le dossier patient :

6Le suivi du traitement

Le traitement orthodontique fait l'objet d'un suivi régulier, généralement semestriel. La secrétaire intervient sur trois aspects :

6.1 La cotation semestrielle

Chaque semestre de traitement doit faire l'objet d'une cotation (facturation) auprès de l'assurance maladie. La secrétaire veille au respect du calendrier de cotation.

6.2 Le suivi des paiements

6.3 La traçabilité des rendez-vous

Chaque rendez-vous (honoré, annulé, déplacé ou manqué) doit être tracé dans le dossier patient ou l'agenda Doctolib / Veasy, afin de pouvoir justifier du suivi du traitement en cas de besoin.

7La gestion des incidents

Trois types d'incidents nécessitent une attention particulière et une traçabilité rigoureuse :

7.1 Les impayés

• Toute relance effectuée auprès du patient (téléphonique, courrier, e-mail) doit être tracée dans le dossier : date, mode, contenu.

7.2 L'absentéisme

• Chaque absence du patient à un rendez-vous doit être notée dans le dossier, avec la date concernée.

7.3 La non-coopération du patient

• En cas de non-respect des consignes (hygiène, port des élastiques, rendez-vous), une fiche dédiée doit être complétée et signée.

8La fin de traitement

À l'issue du traitement actif, plusieurs étapes doivent être réalisées et documentées :

1. Réalisation d'une radiographie de contrôle
2. Pose de la contention
3. Remise au patient de consignes écrites, signées par le patient

La secrétaire veille à ce que ces consignes écrites soient bien remises et signées, et à ce qu'elles soient classées dans le dossier patient.

9Le dossier médical et son contenu

Le dossier médical du patient en orthodontie doit impérativement contenir :

• Identité complète du patient
• Radiographies de début et de fin de traitement
• Photographies
• Devis et consentements signés
• DEP (Demande d'Entente Préalable)
• Suivi complet du traitement (rendez-vous, cotations, incidents)

La secrétaire veille à la complétude et au classement régulier de ces éléments tout au long du traitement, et non uniquement en fin de parcours.

10Récapitulatif des documents obligatoires

11Mémo express pour la secrétaire

1Socle commun — toutes disciplines

1. Demande écriteUne demande écrite doit être scannée dans le dossier du patient, accompagnée de sa carte d'identité.
2. Constitution du dossierSi le praticien est présent dans le centre, il est chargé de rassembler tous les documents nécessaires (liste selon la discipline, ci-dessous).
3. Remise du dossier au patientEn main propre : une décharge doit être signée par le patient, puis scannée dans le dossier avec sa carte d'identité. Par courrier : restitution par lettre recommandée avec accusé de réception ; l'AR doit être scanné dans le dossier du patient.
4. Si le praticien n'est plus dans l'effectif du centreLa demande doit être transférée au référent secrétariat, qui se chargera de transmettre les documents nécessaires.

2Omni-pratique — documents à rassembler

• Devis signé
• Radio(s) panoramique(s) et rétro(s)-alvéolaire(s)
• Détail du plan de traitement depuis la 1ère consultation du patient
• Factures acquittées

3Implantaire — documents à rassembler

• Devis signé
• Radio(s) panoramique(s) et rétro(s)-alvéolaire(s)
• Détail du plan de traitement depuis la 1ère consultation du patient
• Factures acquittées
• Copie du passeport implantaire — ne pas fournir l'original
• Le scanner

4Orthodontique — documents à rassembler

• Devis signé
• Radio(s) panoramique(s) et rétro(s)-alvéolaire(s)
• Détail du plan de traitement depuis la 1ère consultation du patient
• Factures acquittées
• DEP
• Les moulages et modèles d'étude

5Règle absolue

1Accès et support Doctolib

2Procédure de prise de RDV — étape par étape

1. Se connecter à DoctolibAller sur pro.doctolib.fr, saisir identifiant et mot de passe. Sélectionner le praticien dans le menu en haut.
2. Rechercher le patientCliquer sur + Nouveau RDV ou sur un créneau libre. Taper le nom, le n° de téléphone ou la date de naissance dans la barre de recherche.
   ✓ Patient connu : sélectionner son dossier, vérifier le praticien habituel et mettre à jour les coordonnées si nécessaire.
   ✓ Nouveau patient : cliquer sur « Créer un patient » et renseigner toutes les informations.
3. Saisir le motif du RDVSélectionner le motif dans la liste déroulante. Préciser s'il s'agit d'une première consultation ou d'un suivi. La durée s'ajuste automatiquement.
4. Choisir la date et l'heureSélectionner un créneau disponible dans l'agenda du bon praticien. Vérifier l'absence de conflit. Adapter l'urgence au motif.
5. Vérifier avant validationContrôler : nom et prénom correctement saisis ✓ téléphone mobile valide ✓ e-mail correct ✓ motif bien sélectionné ✓ RDV placé avec le BON dentiste du patient ✓ date, heure et praticien confirmés ✓
6. Valider et enregistrerCliquer sur Enregistrer. Le RDV apparaît dans l'agenda ; la confirmation est envoyée automatiquement au patient par SMS et e-mail.
7. Noter dans la zone commentaireToute information importante pour le praticien, les secrétaires ou assistant(e)s concernant le patient ou le rendez-vous : la noter dans la zone commentaire avant de valider.

3Les 3 questions obligatoires à poser au patient

À demander systématiquement avant toute prise de RDV :

1. « Êtes-vous déjà venu(e) dans notre cabinet ? »

• Oui Rechercher son dossier dans Doctolib et vérifier qu'il est bien rattaché à son dentiste habituel.
• Non Première consultation — créer un nouveau dossier patient et recueillir toutes les informations nécessaires.

2. « Avez-vous un dentiste attitré dans notre cabinet ? »

• Oui Impérativement prendre le RDV avec ce praticien. Ne jamais placer le patient avec un autre dentiste sans son accord.
• Praticien indisponible En informer le patient et proposer une autre date avec son dentiste, ou un autre praticien uniquement avec son accord.
• Pas de préférence Proposer le dentiste disponible le plus tôt et indiquer au patient qu'il sera suivi par ce praticien.

3. « Est-ce une première consultation ou un suivi en cours ? »

• 1ère consultation Le préciser dans le motif du RDV sur Doctolib. Prévoir un créneau plus long si nécessaire.
• Suivi Vérifier que le RDV est bien pris avec le même dentiste que lors des précédentes visites.

4Informations patient à recueillir

* Champs obligatoires pour valider le rendez-vous.

5Confirmations et notifications automatiques

Confirmation reçue par le patient (dès validation du RDV)

Notifications automatiques (SMS + e-mail)

6Modifier ou annuler un rendez-vous